Inventory Control

Stock and inventory control

         ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้า เป็นสิ่งที่สามารถเข้ามาช่วยควบคุมการดำเนินงานในระบบคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งในเรื่องความเร็วและความถูกต้องของการดำเนินงาน เนื่องจากการทำงานของคอมพิวเตอร์มีความรวดเร็วและแม่นยำกว่ามนุษย์มาก ทำให้การควบคุมคลังสินค้าเป็นแบบเรียลไทม์และช่วยลดข้อผิดพลาดจากการดำเนินงานลงได้ ซึ่งส่งผลให้ต้นทุนคลังสินค้าลดลง

ความสามารถของซอฟต์แวร์

1. การรับคำสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า    เมื่อมีคำสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้าเข้ามา ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้าจะจัดการกับคำสั่งดังกล่าวโดยการบันทึกข้อมูล เลขที่ใบสั่งซื้อ ลูกค้า รายการสินค้า จำนวนสินค้าและวันนัดส่งสินค้า ลงระบบฐานข้อมูล และปรับปรุงยอดการจองสินค้า สรุปรายงานการขายสินค้า พร้อมทั้งแจ้งเตือนไปยังฝ่ายคลังสินค้าให้ส่งสินค้าไปยังลูกค้า

2. การสั่งซื้อสินค้าเข้าคลังสินค้า    เมื่อฝ่ายจัดซื้อสินค้าได้รับการแจ้งเตือนให้สั่งซื้อสินค้าเข้าคลังสินค้า ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้าจะจัดการกับคำสั่งซื้อ โดยออกใบ P/O ซึ่งมีข้อมูลหลักคือ เลขที่ใบสั่งซื้อ ผู้ค้าส่ง รายการสินค้า ปริมาณสินค้า วันนัดส่งสินค้า แล้วบันทึกลงระบบฐานข้อมูล พร้อมทั้งแจ้งเตือนไปยังฝ่ายคลังสินค้าให้เตรียมพื้นที่จัดเก็บสินค้า

3. การตรวจสอบยอดสินค้า    ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้า สามารถแจ้งเตือนรายการสินค้าที่มีปริมาณต่ำกว่าจุดสั่งใหม่ (reorder point) เพื่อป้องกันการขาดแคลนสินค้า สามารถกำหนดจุดสั่งใหม่ของสินค้าแต่ละรายการ สามารถตรวจสอบยอดคงเหลือของสินค้าแต่ละรายการ

4. การควบคุมสินค้าคงคลัง    ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้า สามารถตรวจสอบการไหลเวียนของสินค้า จัดลำดับการจัดส่งสินค้าไปยังลูกค้า ซึ่งการจัดส่งสามารถเลือกเป็นการจัดส่งตามเวลานัดหมายหรือเป็นแบบความสำคัญของลูกค้า

5. การจัดการผู้ใช้งาน    ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้า สามารถกำหนดการเข้าใช้งานของผู้ใช้แต่ละคนได้ เช่น ผู้ใช้งานฝ่ายจัดซื้อจัดขาย ฝ่ายคลังสินค้า ผู้บริหาร ผู้ควบคุมระบบ ซึ่งผู้ใช้แต่ละคนจะเข้าใช้ระบบซอฟต์แวร์ที่มีมุมมองที่ต่างกัน

6. การเชื่อต่อข้อมูลจากภายนอก    ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้า สามารถทำงานแบบข้ามโปรแกรมได้ เช่นสามารถอ่านข้อมูลที่เป็น CSV และ XML ได้ สามารถบันทึกข้อมูลให้อยู่ในรูปของ MS Excel และ XML ซึ่งทำให้การเชื่อมโยงข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กรมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น

7. การสำรองข้อมูลและการกู้ระบบ    ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้า สามารถสำรองข้อมูลในระบบฐานข้อมูลให้อยู่ในรูปของ MS Excel , XML และ SQL ได้ เมื่อระบบเกิดความเสียหายขึ้น ระบบซอฟต์แวร์สามารถกู้ระบบโดยนำข้อมูลที่ได้สำรองไว้กลับเข้าสู่ระบบ เพื่อให้สามารถทำงานได้ตามปกติ

8. การจัดการข้อมูลของสินค้า    ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้า สามารถจัดเก็บข้อมูลของสินค้าแต่ละตัว เช่น ขนาด สี น้ำหนัก ราคาขาย ต้นทุน รายชื่อของผู้ค้าส่งที่เสนอราคาให้กับสินค้าแต่ละตัว ระบบซอฟต์แวร์สามารถทำ Break-Down สินค้าเพื่อให้ได้ชิ้นส่วนประกอบต่าง ๆ เพื่อนำไปคำนวณต้นทุน

9. การจัดการข้อมูลลูกค้า    ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้า สามารถจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า ประกอบด้วยข้อมูลหลักได้แก่ ชื่อบริษัท ชื่อลูกค้า ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ระดับความสำคัญ ตรวจสอบยอดการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าแต่ละรายได้

10. การจัดการข้อมูลผู้ค้าส่ง    ระบบซอฟต์แวร์คลังสินค้า สามารถจัดเก็บข้อมูลของผู้ค้าส่ง ประกอบด้วยข้อมูลหลักได้แก่ ชื่อบริษัท ชื่อผู้ค้าส่ง ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ระดับความสำคัญ สามารถตรวจสอบยอดการสั่งซื้อสินค้ากับผู้ค้าส่งและตรวจสอบการเสนอราคาสินค้าแต่ละรายได้

<< Back